2 时间是如何被浪费的
分析活动日志
完成活动日志的优先权栏目后,检查日志,以确定你利用时间的模式。你是不是在文书工作、喝咖啡以及与未预约的访客谈话上花费了大量时间?或许你在周一上午花了大量时间打电话,或者总是在午餐后有意外的访客。你可能发现会议都会集中在每一周的后期。
*后,你需要提出这样的问题:“这些时间的花费与关键责任和目标匹配吗?”如果你从事销售工作,打电话占据**中的大部分时间是合适的,但是如果处理应付账款,也许就不合适了。相反,如果销售人员花费大多数时间用于文书工作,而只有很少的时间用于与客户谈话,他们就是在滥用时问。
对活动日志中的“优先权”栏目给予特别的关注。**中有多少时间用于A级和B级优先权的活动?它们应该占用大部分时间。总是会有一些C级优先权的活动出现在日志中,但它们应该只是**时间中很小的一部分。
现在我们来考虑回报。你不会希望花费50%的时问在那些对职责和目标只有*小回报的活动上。也许你应该排除或者委派出去一些只有很小回报的活动。例如,表2—1的填写者花了32、分钟来参加一个关于公司红利计划的会议。她应该问问自己:“根据职责和相应的优先权,我真的需要去参加这个红利计划会议吗?”
现在来探寻那些浪费时间的活动。为了更加显而易见,你要将它们用黄色荧光笔标出。如果看到很多黄色标记,你就会明白:还有大量的改进空间。然后,你应该研究一些方法去避免它们。举例来说,表2-1所描述的这个工作日中有123分钟用于C级优先权的任务。这并不是坏事,它提示出改进的机会。另一方面,**中仅有75分钟用于A级优先权的任务,传递了一个潜在问题的信号。为什么她**中仅仅只有1小时15分钟花在有***优先权的工作上?
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