本书是针对实际档案工作而编写的一本工学结合教材,由档案专业主管机关的专家会同长期从事档案专业教育的高校教师一起编写而成,全面介绍了档案工作的基础知识、工作流程以及各种不同档案的管理方法和技能。本书深入浅出、内容翔实、体例新颖、叙述生动,并以操作技能的训练为主,理论介绍为辅,每章由相关案例导入,增加了本书的实用性和可读性。
本书既可以作为高职高专院校的档案管理课程教材,同时也可以作为在职档案工作人员的培训教材。

**章 档案和档案工作
案例导入
小赵刚刚从某大学中文毕业,应聘到x集团公司办公室。**天上班,办公室陈主任把他叫到办公室,“小赵,我刚看了你的简历,知道你在学校各方面都不错,公司*近推行规范化管理,档案管理一直是我们的一个薄弱环节,所以公司决定让你和老徐一起负责这方面的工作。”
“档案管理?”小赵在学校学的是中文专业,从来没有接触过档案工作,没有一点专业知识,他有点为难。
“怎么,有困难吗?”陈主任看出他的为难。
“档案管理,这个方面我在学校没有学过。”
“老徐从事过多年的档案管理工作,他非常有经验,头几个月你先跟着他学,我相信以你的能力能够很快上手的。”陈主任接着说,“要知道,公司的档案是公司非常重要的财富,内容涉及公司的行政、管理、党务、经营、技术、设备、后勤等各个方面,而且很多档案都有非常强的机密性,这可是个非同小可的工作。你要好好跟着老徐学,而且必须在*短时间里,掌握档案工作的基本知识。有问题吗?”
“我会尽力做好的。”话虽这么说,但小赵心里一点底都没有。
和陈主任谈完话,小赵找到老徐借了一堆档案方面的书籍,回到宿舍认真学起来。
档案管理工作是秘书及办公室工作人员日常*主要的工作内容之一,一方面档案工作是秘书及行政工作的起点,通过对档案的利用可以帮助我们在*短的时间内了解组织的工作内容、工作特点和规律,以便于更好地开展工作,提高工作效率;另一方面档案工作也是秘书及行政工作的终点,各种办理完毕有价值的文件*终都会作为档案信息加以整理和保存,并通过各种途径服务于各项工作。因此掌握档案工作理论和技能具有现实的指导意义。掌握档案的概念、性质、作用,了解档案工作的内容和方法,是学习本课程的**步。
……

**章 档案和档案工作
**节 我国档案和档案工作的发展
一、我国古代的档案和档案工作
二、我国近代文书工作和档案工作
三、新中国的档案工作
第二节 文书与档案
一、文书
二、档案
三、文书和档案的联系与区别
第三节 文书工作与档案工作
一、文书工作概述
二、档案工作概述
三、文书工作和档案工作的联系与区别
第二章 文书档案管理
**节 文件概述
一、文件的概念
二、文件的分类
三、公文
四、文件处理
第二节 文件归档
一、归档的含义
二、归档范围
三、归档方法
四、归档要求
五、归档时间
六、归档手续
第三节 归档文件的整理
一、立卷的整理方法
二、单件归档的整理方法
第四节 文书档案的鉴定与移交
一、文书档案鉴定工作概述
二、文书档案鉴定的几个阶段
三、保管期限表及保管期限的划分
四、鉴定工作的组织与制度
五、档案的移交
第三章 科技档案管理
**节 科技档案基本概念
一、科技档案定义
二、科技档案的内涵
三、如何区分科技档案和文书档案
四、科技档案的种类
五、科技档案的特点
第二节 科技档案的收集
一、科技档案收集工作的含义
二、科技文件材料的归档
三、档案室科技档案收集工作的措施
四、科技专业档案馆的收集
第三节 科技档案整理
一、科技档案整理工作的含义
二、科技档案整理工作的步骤
三、科技档案分类
四、科技档案组卷
五、科技档案的系统排列
六、科技档案编目
七、图纸的整理
八、科技档案案卷的装订
第四节 科技档案号的编制
一、科技档案号的模式
二、科技档案号的编制方法
三、常见基本类型档案的编号
第五节 科技档案目录的编制
一、科技档案总目录
二、科技档案分类目录
第四章 会计档案管理
**节 会计档案基本概念
一、会计档案的定义
二、会计档案的管理原则
三、会计档案的形成
四、会计档案的种类
第二节 会计档案的作用、特点
一、会计档案的作用
二、会计档案的特点
第三节 会计档案的归档及保管期限划分
一、会计档案的归档
二、会计档案保管期限划分
第四节 会计档案的整理工作
一、会计档案的分类
二、会计档案的整理
第五节 会计档案的编号与排列
一、会计档案的编号
二、会计档案的排列
第六节 会计档案案卷目录的编制
一、填写案卷目录
二、编制“会计档案案卷目录(夹)”
第七节 会计档案的装盒与排架
一、会计档案盒项目的填写
二、会计档案的排架
第八节 会计档案的移交、利用、鉴定与销毁
一、会计档案的移交
二、会计档案的开发利用
三、会计档案的鉴定与销毁
第五章 声像、实物档案管理
**节 声像档案概述
一、声像档案的定义
二、声像档案的特点
三、声像档案的收集
四、声像档案的种类
第二节 照片档案管理
一、照片档案的定义
二、照片档案的整理
三、照片档案的考证与价值鉴定
四、照片档案的保管与保护
五、照片档案的提供利用
第三节 录音、录像档案管理
一、录音、录像档案的收集
二、录音、录像档案的分类
三、录音、录像档案的整理与编目
四、录音、录像档案的鉴定
第四节 实物档案管理
一、实物档案的定义和特点
二、实物档案的分类与编号
三、实物档案的编目
第六章 计算机与档案管理
**节 档案目录数据库的建设与应用
一、档案目录数据库建设原则
二、文书档案机读目录数据著录
三、档案目录管理软件使用范例
第二节 电子文件的归档与管理
一、电子文件和归档电子文件的概念
二、电子文件的基本特征
三、电子文件归档原则
四、电子文件收集范围
五、电子文件收集要求
六、电子文件的归档
七、电子文件的整理
八、归档电子文件的保管
九、归档电子文件的利用
十、电子文件归档管理系统实例
第三节 纸质档案的数字化
一、档案数字化概述
二、数字化处理方式的选择
三、数字化输入设备的选择
四、数字化存储设备的选择
五、纸质文书档案数字化步骤
第七章 档案保管工作
**节 档案保管工作概述
一、档案保管工作的含义
二、档案保管工作的重要性
三、档案保管工作的任务、基本原则和要求
四、档案保管工作与档案工作其他环节 的关系
五、影响档案寿命的因素
第二节 档案保管的物质条件
一、档案库房
二、档案装具
三、温湿度测量及控制调节 设备
四、灭火除尘设备
五、档案修复设备
六、库房照明采光设备
第三节 档案库房的日常管理
一、档案柜(架)的排列与编号
二、档案的排列存放
三、档案存放地点索引
四、档案代卷卡
五、全宗卷
六、温湿度的记录控制与调节
七、档案的**检查
第八章 档案利用服务与编研工作
**节 档案利用服务
一、档案利用服务工作概述
二、档案提供利用服务的方式
三、开放档案工作
第二节 档案的编研
一、档案编研工作的内容、意义和特点
二、档案资料汇编与档案参考资料
第三节 常用档案参考资料的编制
一、大事记
二、组织沿革
三、专题概要
四、会议简介
五、统计数字汇集

本书针对目前的实际档案工作,以机关(企业)档案室为出发点,全面介绍了档案工作的内容、工作方法、操作技能等内容,具有系统性、实用性、针对性以及可操作性等特点。同时,本书没有采用过去档案管理学中以文书档案为主体的编写方式,而是将文书档案、科技档案、声像档案、实物档案等多种档案类型有机地结合起来,系统地加以介绍,特别是计算机与档案管理等章节,融合了*新的科技成果,迎合了当前档案数字化的要求,从而更符合基层档案工作的具体情况,能够直接指导基层档案工作的实践。此外,本书在编写上还尽可能突破原有教材的模式,采用以一个完整的故事作为案例导入的方式,在内容组织上也尽量贴近档案工作实际,从而突出了实用性和可操作性的特点。
本书是一本完全按照工学结合思路编写的教材,其作者都是长期从事档案业务指导和教学科研工作的专家学者,他们有着丰富的实践经验和扎实的理论素养,本书内容是他们多年理论的积累和实践的总结;同时,本书还借鉴了大量国内外的*新研究成果,因此应当能够为企业基层档案工作的发展和完善提供指导和帮助。本书不仅可以作为高职高专院校的档案管理课程教材,也可以作为在职档案工作人员的培训教材。