**章 主管办公室各岗位职责和管理制度
主管岗位职责
1.全面负责处理饭店宾馆的总体事务,和饭店宾馆全体员工共同努力,及时完成饭店宾馆所确定的各项目标。
2.制定饭店宾馆的管理目标和经营方针,包括制定各种规章制度和服务操作制度,规定各级管理人员和员工的职责,并监督贯彻执行。制订市场拓展计划,带领销售部进行全面的推销。制定饭店宾馆一系列价目,如房价、餐饮毛利等。详细阅读和分析每月报表,检查营业进度与计划的完成情况,并采取对策,保证饭店宾馆业务顺利进行。
3.建立、健全饭店宾馆的组织管理系统,使之合理化、精简化、**化,主持每周主管室的办公例会。阅读消防和质量检查情况汇报,并针对各种问题进行指示和讲评。传达政府或主管室的有关指示、文件、通知,协调各部门之间的关系,使饭店宾馆有一个**率的工作系统。
4.健全饭店宾馆的财务制度。阅读分析各种财务报表,检查分析每月营业情况,督促财务部门做好成本控制、财务预算等工作,检查收支情况、应收账款和应付账款等。
5.定期巡视公众场所及各部门的工作情况,检查服务态度和服务质量,及时发现问题、解决问题。
6.培养人才,指导各部门的工作,提高整个饭店宾馆的服务质量和员工素质。
7.加强饭店宾馆维修保养工作和饭店��馆的**管理工作。
8.选聘、任免饭店宾馆副主管、主管助理、部门主管等,决定饭店宾馆机构设置、员工编制及重要人事变革。负责饭店宾馆管理人员的录用、考核、奖惩、晋升等。
9.与社会各界人士保持良好的公共关系,树立良好的饭店宾馆形象。并代表饭店宾馆接待重要贵宾。
10.关心员工,以身作则,使饭店宾馆有高度凝聚力,并要求员工以高度热情和责任感去完成本职工作。
副主管岗位职责
1.协助总主管抓好饭店宾馆战略性的重大问题和根本性的工作(经营战略、管理组织、选人用人等),有效地做好技术性的日常工作(计划、指挥、协调、控制、激励、考核等),保证饭店宾馆各项目标的完成。
2.对饭店宾馆实行全面的经营管理,对外代表饭店宾馆,对内任免下属人员。
3.制定饭店宾馆的各项经营目标、管理章程、经济指标及各项规章制度。
4.检查、督导各级管理人员的工作,协调饭店宾馆各部门之间的关系,主持召开每周工作例会。
5.审核和上报饭店宾馆年度财经预算,向各部门下达年度工作指标。
6.保持和发展饭店宾馆与各界良好的公共关系,树立和提高饭店宾馆的形象,开拓饭店宾馆的经营业务。
7.亲自接待VIP客人,代表饭店宾馆对其表示热烈欢迎并提供特殊的照顾和优惠。
8.不定期与客人会面,了解客人的投诉和反映的各种意见,作为改善、提高管理和服务水平的参考。
9.检查、督导饭店宾馆的人事培训工作,加强人力资源建设,发现和培养人才。
10.努力改善工作条件,做好劳动保护和环境保护工作,不断改善员工的工作环境和生活条件,加强饭店宾馆的**保卫工作。
主管办公室主任岗位职责
1.在主管领导下负责办公室的全面工作,努力做好主管的参谋和助手,起到承上启下的作用,认真做到全方位服务。
2.掌握市场动态,收集行业信息,为主管决策提供参考意见。
3.安排主管办公会议,并负责检查会议决定事项的执行情况。
4.按照主管的意图,组织起草综合性的业务报告和起草、修改工作规划、报告、总结、请示、通知等函件,并审查签发前的文稿。
5.监督有关人员做好文件归档、收发、打字、接待、用车管理和印章管理工作。
6.开展调查研究.做好各种信息的综合分析和统计工作,供总经理决策参考。
7.加强本部门的自身管理,抓好部门员工的业务学习和考评等工作,努力提高工作效率。
8.协调、平衡各部门关系,发生矛盾时,应及时疏导、调查分析、明确责任,必要时报告总经理处理。
9.组织制定饭店宾馆行文管理的各项规定,努力使公文管理规范化,提高办事效率。
10.负责处理办公室职责范围内的其他事宜。完成领导交办的其他工作任务。
主管助理岗位职责
1.向主管负责,协助主管完成董事长下达的工作任务。
2.负责审定饭店宾馆财务计划、管理制度和工作程序的实施和运转,落实岗位责任制。
3.参与饭店宾馆重要经济问题的分析和决策,参加饭店宾馆主要经济合同的谈判、签署,并监督执行。
4.协助主管监督饭店宾馆的收入,控制成本和费用,协助督导实施成本和控制费用及建立各项制度。
5.协助主管审查施工合同,监督并控制施工过程中各项资金的使用,
确保各投资项目的资金合理使用。
6.协助主管审核并组织实施饭店宾馆各类物资采购供应计划的落实。确保饭店宾馆采购供应正常运转。
7.深入部门,检查工作情况,发现问题及时督办。
8.完成主管交办的其他工作。
主管办公室文员岗位职责
1.负责饭店宾馆主管办公室文稿的打印、发送、归档工作。
2.负责处理来往信件、传真,及时上传下达,接听电话并做留言记录。
3.负责内部各类文件签收、呈送、发文并做好记录,确保无遗漏。
4.做好主管办公室的有关行政接待事务。
5.负责印章、介绍信的管理工作。
6.负责主管办公室人员的考勤和工资、福利事务。
7.负责办公用品的领取和统计。
8.负责保管和借阅文件档案。
9.完成主管办公室主任交付的其他任务。
饭店宾馆档案管理制度
**条饭店宾馆档案资料是指饭店宾馆各部门及个人在从事公务活动时形成的具有保存价值的各种文字、图像、声像等不同形式的历史记录。
第二条饭店宾馆档案工作实行集中统一管理、分级负责保管的原则,由总经理办公室主管饭店宾馆档案工作,对饭店宾馆档案实行统筹管理,统一调度,并对其他职能部门的档案管理工作进行监督和指导。
第三条饭店宾馆立卷归档的主要内容有:基建工程项目档案、文书档案、财务档案、销售业务档案等。根据有关档案法规规定,各业务档案由各职能部门整理、立卷保管,涉及饭店宾馆全局性的、综合性的文书和档案资料由总经理室立卷归档。具体内容包括:
1.饭店宾馆及各部门召开的专业会议和研讨会,包括会议筹备、召开的时间、地点、出席人员、文件资料、会议程序、领导讲话、简报、总结等。
2.各部门专题研究报告、调研资料等。
3.以饭店宾馆名义的发文。
4.上级主管单位和行政管理机关的文件。
5.各种基建施工图纸、合同。
6.重要的照片、录音资料、题字、题词等。
第四条立卷按**(50年以上)、长期(16~50年)、短期(15年以内)分别组卷。卷内文件要把正文和底稿,文件和附件,请示和批复一起存放。卷内页号位置统一。
第五条案卷厚度要适中,一般在2厘米左右,超过者可立分卷。
第六条根据卷内文件之间的联系,进行系统排列,编序号,抄写案卷题目和案卷封面,确定保管期限,装订案卷,编制案卷目录等。
第七条案卷按年份、机构排列,**与长、短期案卷分开保管。保管箱上要编上顺序号及注明存放案卷处与卷号。
第八条准确做好文件索引,以方便查找。
第九条档案资料的收集、立卷和保管工作由各部门秘书或资料员负责。每天要及时将文件和资料归档,以免散失、积压。
第十条确保档案**。每年清理一次档案资料,对档案材料的数量和保管情况进行检查,发现问题及时采取措施补救。
第十一条清查档案时,对已经失效的档案按规定进行销毁。销毁档案必须严格把握,慎重对待,具体要点如下:
1.销毁档案前要经过认真鉴定,确定要销毁的档案要列册登记。
2.提出销毁报告,报饭店宾馆主管领导审批。
3.销毁档案材料要严格执行保密规定。
4.销毁档案材料时,必须指派专人监督,以防泄密。
第十二条档案管理人员必须认真贯彻有关档案管理工作的方针、政策、法规,忠于职守,严守机密,做好档案管理工作。对有下列行为之一的,根据情节轻重给予相应的处罚。
1.将属于饭店宾馆所有的档案据为己有或拒绝将应归档的文件资料上交归档。
2.损毁、丢失或者擅自销毁应保存的档案。
3.擅自提供、抄录、公布饭店宾馆档案以及应当保密的档案。
4.涂改、伪造档案。
5.玩忽职守,造成档案损失。
档案文件借阅规定
**条借阅档案(包括文件、资料)必须先履行登记手续,保密级档案文件必须经饭店宾馆主管领导批准方能借阅。
第二条案卷只能在档案室查阅,不能借出,未立卷的文件及资料可以借出。
第三条可借出的文件、资料借阅期限不超过两个星期,到期必须归还,如需再借,应办理续借手续。
第四条借阅档案的人员必须爱护档案,要保证档案的**与完整,对档案内容要保密,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏,否则按违反保密法追究当事入的责任。
第五条借阅的档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏,应及时报告。
第六条 外单位借阅档案,应持有单位介绍信,并经总经理批准后方能借阅,但不能带离档案室。
第七条外单位摘抄卷内档案,应经总经理同意,对摘抄的材料要进行审核才能带出。
文件管理制度
**条 行文工作制度
1.饭店宾馆内上下行文应注意规范化,具体行文要求如下:
①文字表述准确、简练、通顺,标点使用正确。
③符合行文格式要求,行文文号、题目、主管领导批示、内容书写要符合规范。
2.以饭店宾馆名义的行文,先由部门承办人认真领会领导要求,按照行文规范拟稿。经部门经理审阅后,送总经理办公室核稿并请总经理签发。
3.文件签发后。由总经理办公室统一编发文号。
4.按需要进行打印、复印。打印时应做到无错漏、文本清晰、排列整齐,打印完毕应通知起草人校对。复印饭店宾馆资料,应注意有关保密规定。密级文件需经主管领导签字批准。
5.将打印文件盖章,留一份与原文稿一起存档。
第二条收文工作制度
1.主管部门发来的文件、各部门参加会议带回来的文件均属于收文范围。属饭店宾馆领导亲收的收文,由总经理室签收登记,并交收件人亲自拆封。
2.收到文件后应于当日在收文本上登记,写明文件编号、收文日期、份数、内容提要、来文单位等。
3.填写文件传阅单,附在文件上。
4.将文件放入文件传阅夹交总经理办公室主任。
5.办公室主任审阅后,在文件传阅单上写明建议并签字,再请领导批阅。
6.急件或重要文件,须在**时间送办公室主任审阅并签字,再请领导批阅。
7.密级文件须交饭店宾馆高层管理人员传阅,并做好记录,注意密级文件不得携离办公室。
8.文件返回后要翻阅每份文件传阅单,检查高层领导是否有批示。
9.有批示的按批示办理,并在传阅单上注明处理结果及日期,做到传阅及时,催办有效,防止积压误事。
10.无批示的文件按类别归档。
11.上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回,并办理相应手续。
第三条发文工作制度
1.以饭店宾馆名义上报下发的文件,饭店宾馆**管理层发出的信函均属于发文范围。
2.将须发出的文件在发文登记本上登记,注明时间、发往单位、内容提要及份数。
3.检查文件是否加盖了公章,负责人是否已经签字。
4.文件经领导签发后,须在两天内发出。
5.急件用“航空”发出,重要文件须挂号发出。
6.底稿、正式文稿、批件归档,年终统一立卷。
印章使用管理制度
**条印章的使用管理统一由总经理室负责。
第二条 印章刻制管理。刻制新印章须报主管部门批准;内部各部门刻制新印章,要写出书面报告,并附上新印章的名称、式样、规格,报总经理批准后,方可到有关部门刻制。使用新印章,应确定好时间,并提前向有关单位发出正式启用新印章的通知。
第三条印章保管。饭店宾馆印章(包括行政印章、总经理印章等)由总经理办公室专人保管,各部门印章也要指定专人专管。所有印章均应保管于保险柜内,以保证**。未经主管领导批准,印章保管人不得委托他人代管,也不能擅自把印章带出办公室使用。
第四条印章使用。印章使用要求是:严格手续、认真审阅、详细登记、盖章正规。
1.使用印章要履行审批手续,以饭店宾馆名义对外行文,签署合同、协议书等须有主管高层领导签字方可盖印,介绍信、各类报表、信件须经申请部门经理填写请印单并由办公室主任审核后方可盖印;员工因私开具各种证明,加盖饭店宾馆印章,必须书面提出申请并附上有关材料,经部门经理审批后报总经理办公室批准。
2.盖印时要注意印迹清晰、位置合乎要求。
3.印章使用完毕要做好印章使用记录,要在印章使用登记表上记录使用项目、内容,时间、经办人等。
第五条 印章停用。印章因故停用要按规定进行清理,同时将所有停用印章交到饭店宾馆办公室统一保管,并办好移交手续,经报总经理批准后,将停用印章存档销毁。
介绍信使用管理制度
**条 介绍信使用管理统一由总经理室负责。
第二条介绍信种类包括:
1.信笺介绍信:在空白信笺上书写有关内容。
2.存根介绍信:主要是介绍某人到别处办事的凭证。存根要归档,保存5年。
3.证明信:以饭店宾馆名义证明某人身份、经历的专用书信。
第三条开具介绍信要严格履行审批手续。重要事宜由部门领导签署意见后,报主管高层领导审批;一般事宜须由部门或个人提出申请,由部门领导审阅同意后,由办公室主任审批。
第四条介绍信写好后,应按有关规定加盖公章,并做好登记。介绍信上字迹要清晰,公章清晰并盖在指定位置。
第五条严禁开出空白介绍信,如特殊情况需要,须经饭店宾馆高层主管领导批准。
饭店宾馆会议组织制度
**条会前准备。明确会议主要议题,材料数据要准备充分,布置好会场,确定出席人员范围。
第二条会议通知。要将会名、议题、会期、地点、出席范围等准确通知到有关部门和人员。
第三条会期服务。会间需用的文件资料,要准确、完整地发放到与会人员手中。做好会议记录。做好临时议题的调整和安排。
第四条会后工作。根据会议精神,总结编写文件、简报,及时下发。整理会议文件并立卷归档。会议形成的决议,要协调各部门贯彻落实,检查并向有关领导汇报。
第五条本制度自XXXX年XX月XX日起执行。
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