本书从目标管理、计划制订、执行管理、过程管理、统筹管理、拖延管理和情绪管理七个方面详细介绍了时间管理的理念和技术,并运用了大量实践案例进行辅助分析,旨在帮助读者提升时间管理技能。本书适合社会大众、企业各层级人员、培训师、咨询师以及高校相关专业师生阅读使用。
时间整理术_石强_电子工业出版社_

技术4 聚光法则——一次只做一件事,避免半途而废 茨威格在《成功的秘诀》中曾说“那时,我参悟到了一切艺术与伟业的奥妙——专心,完成或大或小的事业要全力集中,把易于分散的意志贯注在一件事情上的本领。” 1.技术定义 把阳光聚集到一点,才能产生足够的热量把火炬点燃。人们引申到工作上,只有把有限的时间聚焦到重要的目标上,才能保证**完成,这被称为聚光法则。
有这样一个故事:一个农夫一早起来,告诉妻子说要去耕地,当他走到田边的时候却发现耕耘机没油了;原本打算立刻去加油的,突然想到家里的三四只猪还没有喂,于是转回家去;经过仓库时,望见旁边有几只马铃薯,他想起马铃薯可能正在发芽,于是又走到马铃薯田去;途中经过木材堆,又记起家中需要一些柴火;正当要去取柴的时候,看见一只生病的鸡躺在地上。这样来来回回跑了几趟,这个农夫从早上一直忙到夕阳西下,油也没加,猪也没喂,田也没耕,*后什么事也没有做成。
农夫虽然做了很多事,但没有一件事情做完,总是去做另一件事情,**过去了,*终没有一件事情是做完的。这个故事告诉我们一次只做一件事,凡事要专一。利用聚光法则有以下几个作用。
把有限的时间集中到一件事,从而**率地完成任务。
防止每一个项目都不了了之、半途而废。
专时专用,平衡各种工作任务之间的冲突。
行百里者半九十,坚持做完一件事情,是决定这件事情*终成功还是失败的关键。
2.标准应用:别让目标离开你的视线 聚光法则对我们的启示是:专注与执着是成功的关键。那么,如何集中精力一次做好一件事呢? 2.1 瞄准一个目标 养成聚精会神的工作习惯,避免过多目标的诱惑,一次只瞄准一个目标。为此,我们提供以下几个建议。
(1)清除一切会分散注意力、产生压力的想法,将注意力集中在你所专注的事情上,学会给自己减少干扰。
(2)把你想做的事情想象成一大排抽屉中的一个小抽屉。你的工作只是一次拉开一个抽屉并满意地完成抽屉内的工作,然后推回抽屉不再想它,再拉开另一个抽屉。
(3)通过两个方面集中注意力:一是即时目标,注意正在发生的事情;二是密集度,紧罗密布地进行手头的工作。
2.2 坚持不懈做完 一旦开始某项工作,就应坚持不懈地做下去,直到获得令人满意的结果,不干则已,干则一次把事情做到*好,否则返工将会使你所花费的时间成倍增长。
(1)了解每一项任务中你所承担的责任,了解你自己的极限。尽*大的努力去做好一件事,不要因消极情绪影响做事的效率。
(2)养成在规定的时间完成任务的习惯。一件事有了时间限制,自己就会有种紧迫感,不敢松懈下来,从而能集中精力,专心地去完成。
基于这些,我们在工作日中应该避免不必要的工作转换,进一步说,就是尽*大努力把每一件事情做好、做到位,然后再考虑下一件事。就心理学角度而言,当一个人完成了一件事时,会有一种解脱感和满足感,甚至是成就感,这是一种享受的心理状态,是保证做好另一件事的必要前提。
3.实践指南:艾·维利的一张空白纸 查理斯·舒瓦普是伯利恒钢铁公司的总裁。在公司发展早期时,舒瓦普去会见效率专家艾·维利的事情影响了他一生的行为,也成就了世界**的钢铁公司。
艾·维利对舒瓦普说,他能够将舒瓦普的钢铁公司管理得更好。舒瓦普说,自己对公司的发展需要做什么很清楚,他只想让艾·维利告诉他如何施行执行力。舒瓦普对维利说:“如果你能告诉我们如何更好地执行计划,我听你的,在合理范围内价钱由你定。” 出乎意料的是,艾·维利递给了舒瓦普一张空白纸,并说这张空白纸能够很快见效,让他的公司业绩提高50%。艾·维利对舒瓦普解释了这张白纸的使用规则:“在这张纸上写下你明天要做的6件*重要的事。”过了一会儿又说:“现在用数字标明每件事情对于你和你的公司的重要性次序。” 就这样,他们就这个步骤花了大概5分钟。
艾·维利接着说:“现在把这张纸放进口袋。明天早上**件事是把纸条拿出来,做**项。不要看其他的,只看**项。着手办**项,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项… …直到你下班为止。
如果你只做完前五件事,那不要紧,因为你总是做着*重要的事情。当你对这种方法的价值深信不疑之后,叫你公司的人也这样做。” 大约一个月后,艾·维利收到了一张来自舒瓦普那里的2.5万美元的现金支票,同时还有一封信。舒瓦普信中对艾·维利说:“从钱的观点看,那是我一生中*有价值的一课。” 5年中,伯利恒钢铁公司无论是老总,还是下面员工都遵从要事**的原则,*后终于使伯利恒这个默默无闻的一个小公司一跃成为世界上*大的钢铁公司。
下面我们来解读一下查理斯·舒瓦普是如何做的。
3.1 善于反思现状 眼界决定境界,查理斯·舒瓦普是个善于反思的人,一直在思考如何更好地提高工作效率。这也意味着他将会有更好的工作方法。我们很多人满足于当下的工作方法,认为已经很有效率。其实,这是一个危险的信号,效率即将或已经开始变慢,只是我们未察觉而已。
3.2 预先准备要事 艾‘维利建议舒瓦普在一张空白纸上写下第二天要做的6件*重要的事,并要求他用数字标明每件事情对于舒瓦普和他的公司的重要性次序。
做好计划可以帮助人们提前锁定目标,而不至于在正式做事时手忙脚乱,逮住哪件做哪件;选择几件*重要的事情,会让人们不用为那些无关紧要的事情担心或烦恼。
3.3 一项一项完成 艾·维利要求舒瓦普在第二天早上**件事就是把纸条拿出来,做**项。不要看其他的,只看**项,然后着手做,直至完成为止。然后用同样方法对待第二项、第三项……直到下班为止。
第二天早上**件事就是看准备好的计划,可以避免一开始就做其他事情,保证了专事专办的时间,同时也强化了只做一件事的意识。紧接着,艾’维利要求舒瓦普做**项事情,直至做完,才做下一件。这确保了每件事情都能够完成。即便后面的一两件事情没有完成,也没关系,因为,他总是做着*重要的事情。
在艾·维利建议下舒瓦普及其下属很快提高了工作效率,让公司的业绩提升了50%。
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**章 目标管理:用明确的目标催生行动力
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 目标导向—学会有目的地做事
技术2 SAMRT法—制定明晰、可执行的目标
技术3 目标行动—先理清思维,再考虑技术
第二章 计划制订:预先规划,掌控目标进程
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 时间日志—周密诊断/评估时间管理能力
技术2 黄金三小时—工作之前,做好一切准备
技术3 计划法—提前规划任务,节省操作时间
技术4 工作清单—**控制工作的每个节奏
第三章 执行管理:做要事,确保工作价值*大化
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 四象限法—分清工作任务的轻重缓急
技术2 80/20法则—把时间留给少数重要的事情
技术3 ABC法—给任务贴上标签,保障优先执行权
技术4 聚光法则— 一次只做一件事,避免半途而废
第四章 过程管理:在有限的时间内,达到预期
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 精简原则—简化工作方法,让工作更**
技术2 甘特图—随时监督进程,避免进度延迟
技术3 节点控制—划分节点,分阶段达成目标
技术4 里程碑计划—用关键控制点保证总目标实现
第五章 统筹管理:善于统筹,实现时间*优使用
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 网络图—整合任务资源,找到*短执行时间
技术2 时间块—合理分配任务项,做到专时专用
技术3 学习曲线—批量处理琐碎的事务
技术4 时间/资源互补—优化资源,充分利用时间
第六章 拖延管理:积极行动,克服拖延习惯
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 细微边界—抢先一步,做时间的主人
技术2 自律原则—建立良好的自信心,快速行动
技术3 空间整理—养成整理习惯,消除寻找浪费
技术4 OEC法—每人、每天、每事都执行到位
第七章 情绪管理:快乐工作,别让坏情绪吞噬时间
阅读指南:本章管理内容、难点
技术1 韵律法则—保障自己的工作节奏,拒绝干扰
技术2 压力曲线—适度增加压力,提升工作效能
技术3 平衡分析法—修养身心,让工作变得更轻松
技术4 自控法则—懂得放弃,腾出时间做要事
参考书目/182