《实用沟通教程/高等职业教育“十三五”规划教材》:
第十一章 如何与下属沟通
美国**的管理学家托马斯·彼得斯认为,管理者*需要的是能够激发激情的能力。所以,作为中层管理者,要经常思考如何将管理意图变成团队的集体行为?如何保持下属团队的凝聚力、忠诚度?如何让下属树立跟着你干有奔头的想法?如何消除团队成员之间不必要的猜忌?所以,与下属保持良好沟通非常重要。作为一名中层管理者,在你所领导的团队或组织中,你不一定是技术专家,也不一定是营销专家,但你一定要做一个沟通家。
**节与下属沟通的基本策略
1.要让下属对沟通行为及时做出反馈
沟通的*大障碍在于下属误解或对管理者意见理解的不准确,而让下属对管理者的意图做出反馈是减少这种问题的关键。鉴定下属反馈是否有效的标准是数量和准确性。在工作和日常交往中,管理者作为主动发送者与下属进行沟通���二者之间难免由于沟通能力的不同产生表达、接受信息之间的障碍。为克服这种障碍,就要求管理者学会通过直接或间接的提问、复述等手段确认对方是否完整接受信息。如果下属所复述的内容与管理者意见一致,就说明沟通是有效的;如果下属对管理者的意见领会出现差错,可以及时地进行纠正,调整陈述方式,以避免沟通的失败。
2.对不同的下属使用不同的语言
在同一组织中,不同的下属往往有不同的年龄、教育和文化背景,这就可能使他们对相同的话产生不同的理解。另外,由于专业化分工不断深化,不同的下属都有不同的“行话”和技术用语。而管理者往往注意不到这种差别,以为自己说的话都能被其他人恰当地理解,从而给沟通造成了障碍。沟通时必须根据接收者的具体情况选择语言,语言应尽量通俗易懂,尽量少用专业术语,以便接收者能确切理解所收到的信息。
管理者要慎重言语,选择下属易于理解的词汇,使信息更加清楚明确。对容易产生歧义的话语应尽量避免使用,或者对于可能产生误解的话语,做必要的解释说明,表明自己的真实态度和情感,以澄清误解。在传达重要信息的时候,为了消除语言障碍带来的负面影响,针对接收信息人的情况,酌情使用对方易懂的语言确保沟通有效。
3.恰当地使用肢体语言
如前所述,人们在沟通中所发送的全部信息中由语言来表达的效果是很有限的,而非言语信息所传达的信息量巨大。因此,管理者必须注意自己的肢体语言与自己所说的话的一致性,这样会在很大程度上跨越言语沟通本身固有的一些障碍,提高沟通效率。肢体语言是交流双方内心世界的窗口,它可能泄露我们的秘密。一个成功的沟通者在强化沟通的同时,必须懂得非语言信息,而且尽可能了解它的意义,磨炼非语言沟通的技巧。这就要求管理者在沟通时,要时刻注意与下属交谈的细节问题,注意“察言观色”,充分利用它来提高沟通效率。
4.注意保持理性,避免情绪化行为
在接受信息的时候,接收者的情绪会影响到他们对信息的理解。情绪能使我们无法进行客观理性的思维活动,而代之以情绪化的判断。管理者在与下属进行沟通时,应该尽量保持理性和克制,如果情绪出现失控,则应当暂停进一步沟通,直至恢复平静。
5.减少沟通的层级
在许多组织中,机构设置比较复杂,信息的传递需要跨越许多中间环节,才能到达终点。因此,组织应加强自身建设,积极改善组织结构和加强组织文化建设,使组织能够较好地发挥沟通的功能。为避免沟通过程中信息的失真,可以精简机构,建立一支精明的团队,根据组织的规模、业务性质、工作要求等选择沟通渠道,制定相关的工作流程和信息传递程序,以保证信息上传下达渠道的畅通,为各级管理者决策提供准确可靠的信息。也可以通过召开例会、座谈会、新闻发布会等形式传递和收集信息。有必要设立一个独立于各职能部门以外的监督部门,负责协调内部的沟通工作,确保信息的真实性,使每一次沟通都达到预想的目的,提高沟通效率。管理者在与下属进行沟通时应尽量减少沟通的层级,越是**的管理者越应该注意与下属直接沟通。
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