(摘自本书第71页至第73页) 第三章 出纳建账与记账 **节 出纳账簿的建账 出纳账簿在实际工作中主要包括现金日记账、银行存款日记账、有价证券明细账及备查账簿。 一、现金日记账的建账 现金日记账是记录现金增减变动情况的账簿,由出纳员按照现金收付业务发生或完成时间的先后顺序,逐日逐笔按顺序登记。 (一)现金日记账的设置 企业和事业单位,只要有现金收付业务,就必须设置现金日记账。应做到有钱就有账、以账管钱,收付有记录、清查有手续,保证现金的合理使用和**完整。 (二)现金日记账的启用 现金日记账是企业重要的经济档案之一,为保证账簿的合法性,明确经济责任,防止舞弊行为,保证账簿资料的完整和便于查找,在启用新账簿时,要按规定内容逐项填写。具体如表3-1所示。(表详见内文) 凡是设置现金日记账的单位,都必须在扉页上填写启用表,具体要求如下: (1)“单位名称”栏:填写本企业的单位全称。 (2)“账簿名称”栏:填写“现金日记账”。 (3)“账簿页数”栏:填写本账簿计划启用的页数。 (4)“启用日期”栏:填写本账簿开始使用的时间。 (5)“经管人员盖章”栏:由出纳员签字或盖章。 (6)“会计主管人员盖章”栏:由本单位财会部门负责人签字或盖章。 (7)“接管日期”栏:本出纳员开始接账的时间。 (8)“移交日期”栏:出纳员因故离职,要进行工作交接,按交账的时间填写。 (9)“单位公章”栏:必须加盖企业的行政公章,公章的名称与“单位名称”栏的名称应完全一致,不得使用财务专用章或者其他公章代替。 二、银行存款日记账的建账 银行存款日记账是用来记录银行存款的增减变动情况的账簿,按照银行存款收付业务发或完成的先后顺序,逐日逐笔登记。 (一)银行存款日记账的设置 企业应按开户银行和其他金融机构、存款种类等分别设置银行存款日记账。只要有资金算业务的企业,就应设置银行存款日记账。 (二)银行存款日记账的启用 在启用账簿时,应严格按照有关规定和要求填写账簿启用表,做法可参照“现金日账”。 三、有价证券明细账 有价证券明细账主要核算股票、债券等有价证券的增减变动及结存情况。出纳人员将自保管的各种有价证券按不同的单位分设明细账进行核算,如设“长期股权投资——股票投”等科目。明细账可选择“三栏式”或“多栏式”账簿,具体格式如表3-2所示。 四、备查账簿 备查账簿是一种辅助账簿,是对某些在日记账和分类账中未能记载的会计事项进行补充登记的账簿。建立备查账簿时,一般应该注意以下事项。 (一)按需建立 备查账簿应根据统一会计制度的规定和企业管理的需要设置,并不是每个企业都要设置备查账簿,而应根据管理的需要来决定,但是对于会计制度规定必须设置备查账簿的科目,如“应收票据”“应付票据”等,必须按照会计制度的规定设置备查账簿。 (二)备查账簿的格式 备查账簿的格式由企业自行确定。备查账簿没有固定的格式,与其他账簿之间也不存在严密的钩稽关系,其格式可由企业根据内部管理的需要自行确定。 (三)备查账簿的外表形式 备查账簿的外表形式一般采用活页式。为了使用方便,备查账簿一般采用活页式账簿。与明细账簿一样,为保证账簿的**、完整,使用时应按顺序编号并装订成册,注意妥善保管,以防账页丢失。 (四)备查账簿的建账方法 下面以建立“应收/应付票据备查登记簿”为例来说明备查账簿的建账方法。 企业设置“应收票据备查登记簿”时,应该逐笔登记每一张应收票据的种类、号数和出票日期、票面金额、交易合同号和付款人、承兑人、背书人的姓名或单位名称、到期日期和利率、贴现日期、贴现率和贴现净额,以及收款日期和收回金额等资料,应收票据到期结清票款后,应在备查登记簿内逐笔注销。如表3-3所示。(表详见内文)