2.存货内部控制制度
存货是企业的流动资产,包括原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物及劳动保护用品等。存货被誉为商业企业的血液,所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面:
(1)无论采用什么盘存制度,每年至少实地盘点一次存货。
(2)保持**的采购、验收和运输程序。
(3)保管好存货,以防被盗、损坏和腐烂。
(4)仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货。
(5)对贵重商品保持永续存货记录。
(6)按较经济的数量购买存货。
(7)保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入。
(8)不要保留过多的存货,以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。
以上是有关存货内部控制的基本要求,在一些内部控制制度比较完善的企业,存货管理更为规范。在实际工作中,他们管理存货出入的做法是:存货的每笔收入与发出都办理凭证。收人存货需填制采购材料验收入库单、自制原材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等;发出存货需填制材料领用单、材料发料单、产品销售发货单、原材料退库单等;月末应编制收料汇总表和发料汇总表。
存货的领用、发出、审核、保管、记账均要实行分工负责。存货不仅要进行金额控制,而且要实施实物控制。会计部门一般控制金额,供应部门或销售部门分别控制金额和实物,仓库一般进行实物管理。每年实地盘点存货是必要的,因为确认库存存货的**方法就是盘点。
再好的会计系统也会有错误,盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。当发现错误时,应调整会计记录,使其与实地盘点数一致。
使存货经手人远离会计记录是必要的职责分离。一个既可接近存货,又可接近会计记录的职员会有机会盗窃存货,并编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。例如,在存货实际被盗时,职员可增加冲销的存货数,以使存货金额降低。
在竞争日益加剧的市场经济环境中,公司不能将现金过多地拴在存货上而增加费用。
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