将行政机关公文与党的机关公文种类加以比较,我们可以发现,两类机关共用的文种有:决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要;党的机关特有的公文种类有:决议、指示、公报、条例、规定;行政机关特有的文种有:命令(令)、公告、通告、议案。两者相加,我国党的机关和**行政机关正式的公文种类有18种。三、行政公文的作用概括起来,行政公文具有以下作用:(一)指挥管理作用
下级机关在工作中遇到问题,自己无法解决或无权解决时,需向上级机关请求指示或请求批准,还必须定期或不定期地向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议。上级机关的意图则通过下行文下达。大到**机器的运转,小到一个企事业单位内部工作有秩序地开展,都跟公文的指挥管理作用密切相关,离开了公文的指挥管理,各方面的工作很可能陷入混乱状态。何况公文的起草、定稿过程,本身就是管理思想的体现和管理工作的实施过程。
(二)交流协调作用
公文中的公告、通告、公报、通知、通报、报告、请示和函,都有交流信息的基本功能。交流信息,一方面是上情下达或下情上达,另一方面是友邻单位互通情报。而且,有很多工作,仅靠一个单位很难顺利完成,往往需要地区与地区、单位与单位、��体与团体之间,互相协商,互相帮助,这些都可以通过公文运行而起到沟通协调作用。
(三)宣传教育作用
传达贯彻党和**的方针政策是公文所负的重要任务。在一般情况下,公文在传达某一方针政策,规定人们应该怎么做的同时,还要说明为什么要这样做。这无疑就产生了宣传和教育作用。此外,针对现实生活中普遍存在的某些问题或认识偏差,摆事实,讲道理,进行启发诱导,倡导应该确立什么立场,应该坚持什么原则,应该做什么,怎样做,也同样在产生宣传和教育作用。
(四)依据凭证作用
公文作为反映制发机关意图的文字凭证,具有行政效力。
作为表述**意志、执行法律法规、规范行政执法、传递重要信息的*主要的载体,从某种程度上来说,公文是**法律法规的延续和补充。公文质量的高低,直接反映了**机关的思想理论和政策水平、对社情民意的掌握情况、对重大问题的分析处置能力,也直接关系到**意志和法律法规与政策是否能够科学地正确地得到表述和贯彻。可以说,**机关的一切工作成果,*终几乎都可以以各种公文形式表示出来。梁代刘勰将公文称之为“经国之枢机”,其重要性可见一斑。随着行政行为的日益规范,在把握党和**方针政策、法律法规的前提下,掌握公文写作要领,确保公文写作质量尤为重要。这套《公文写作系列》丛书,对从事行政管理的同志和文秘人员提高公文写作水平,无疑是有所裨益的。
本套丛书的*大特点,就是理论要言不繁,范例全面翔实。在体例上,丛书吸收了公文写作领域*新的研究成果,力求构建一个较为完整的公文写作体系。丛书从行政公文写作、办公室文秘写作及工会、团组织等进行分类,自成体例又各有侧重,更有利于不同行业、不同领域的管理人员和文秘工作人员根据自己的工作特点加以选择。在公文的适用范围上,注重对相近文种的使用范围、使用对象加以区分,能够让大家在起草公文及文书时避免误选文种。在写作要点介绍上,注重介绍文种的基本格式,先写什么,再写什么,能让读者一目了然,**规范性和实用性。在范例选择上,丛书的编者特别考虑不同层次、不同领域的需要,做到了同一文种每一个小项都有一则例文,每一个层次都有一则例文。所选的例文既注重规范,又注重经典,更注重给使用者起到充分的示范作用。如所选取的行政公文范例,绝大多数出自近年来的政府公报,非常严谨规范,能让学习者避免走一些弯路。