思维训练的前提是将人隐性的思考过程显性化。我们已经认同结构思考力的重要性,但是由于思考过程是别人不能直接观察到的,所以常常很难被人察觉,因此也变得难以学习。同时由于思考过程非常复杂且很快完成,导致很多天生结构思考力就很强的人,也很难表达和传授清楚这种方法。有一次在一家国企上课,课后一位处长兴奋地告诉我:“我终于知道怎么让我的下属改报告了。”我特别好奇为什么这么说呢。原来他每次到总部开会,都会让下属写一份工作报告,但每次他都觉得不好,要求下属拿回去改,但跟下属又说不清楚修改的标准,结果改完还是觉得不好,*后只能自己去改这个报告。我相信在读此书的你,可能与那位处长一样天生结构思考力就很强,但因为没有接受过专业训练,你自己也不知道自己思考和表达时就已经在用结构思考力,只是觉得想的时候就该这么想,说的时候就该这么说,为什么却不清楚。人的思考过程是复杂且隐性的,所以这一节中将首先跟大家分享结构思考力都有哪些基本特点,它的理念和标准是什么,从而让大家做到隐性思维的显性化,不但能做好还知道为什么做好了。
现在给大家看一个日常工作中经常会遇到的例子,假如你是董事长,你的秘书早上一上班就给你打电话,仔细听听看会有什么感受。
“董事长您好!刘经理来电话说系统出现突发状况,4点钟他无法参加会议了。小张说他晚一点开会没关系,明天再开也可以,但*好别11点30分之前开。可是会议室明天已经被别人预订了,但星期五是空着的。王总的秘书说,王总明天需要很晚才能从外地出差回来。我建议把会议的时间定在星期五的10点比较合适,您看行吗?”
好,她说完了你有什么感受?没错,一个字“乱”,你可能会说:“你去人力资源部结算一下工资吧。”当然,今天你心情比较好,希望辅导一下这位秘书,告诉她这个话不能这么说,如果给你3分钟的时间(暂停下来,不往下看答案),你觉得这段话应该怎样说才不乱呢?
要求:把上述现有的内容表述清晰,信息相对完整,符合商务语言的沟通环境。
相信你也已经得出自己的答案了,接下来我们就花点时间一起通过4个问题的讨论,探讨一下这段话到底该如何表达。
到底是先说原因还是先说结果?
这个很容易达成共识,当然先说结果。因为在商务沟通中时间比较紧迫,所以一定是先说结果后说原因更有效率。不过也有例外的情况,如果你的结果特别让人难以接受时,有可能你会先说原因后说结果。比如,你是医生需要跟患者说,他还有3个月的生命,如果直接说结果,患者可能受到打击1个月都活不了,这里说的是特殊情况。在职场中,原则上来说,还是先说结果后���原因。所以,这里应该先说:“董事长,我们可以将今天下午4点的会改在周五上午10点开吗?”针对**个问题我们达成了**个共识:在商务沟通的表达中要先说结果后说原因。
原因能不能被分类呢?
这个案例中有多少原因,这些原因能不能被分类呢?其实可以很直观地分为人和会议室两类原因,表达时应该把同类原因放到一起。针对第二个问题我们达成了第二个共识:原因是可以被分类的。
这些原因可以被总结概括吗?
没错,这些原因是可以被概括的。比如,人的原因可以概括为:刘经理、小张和王总等参会人员的时间都不方便或者周五都方便。同时考虑概括以后是得出肯定的理由更有说服力还是否定的理由更有说服力?体会一下,我们说参会人员今天不能参加会议是不能得出周五开会这个结论的,所以要得出肯定的理由“参会人员周五上午10点都可以参加”会更有说服力。我们达成第三个共识:原因分完类以后是可以被总结概括的,且给出肯定的理由支撑结论更有说服力。
在表述这三个人时有顺序吗?
在这个案例中,*直观地还是按照职务顺序进行排列,比如王总、刘经理和小张都不能参加会议。我们达成第四个共识:同类原因中的要素需要按照一定的顺序进行组织。
基于我们达成的四个共识,一起来看一下参考答案:
我们可以将今天下午4点的会议改在星期五上午10点开吗?因为王总、刘经理和小张都可以参加,并且本周五会议室还能预订。
或者按照上面的讨论,还可以把具体原因再概括一下:
我们可以将今天下午4点的会议改在星期五上午10点开吗?因为参会人员都可以参加,并且本周五会议室还能预订。