本教材是“十二五”普通高等教育本科规划教材、北京高等教育精品教材。在继承前三版教材精华的基础上,本教材继续突出理论性和实用性,并且与同类教材相比,具有以下三方面独树一帜的显著特点: (1)新颖性。本教材基于现代办公环境,依据党和**有关文件管理的标准、法律法规,全面升级教材内容,不仅吸纳研究成果、讲解前沿知识,还配备的例文、案例和附录,并将新的信息技术融入公文的制作、处理等流程中。 (2)立体性。为更好地满足教与学的需求,本教材除配套提供各章节详尽的教学PPT之外,还同步配备丰富多彩的网络资源库,为读者打造数字时代的立体教材和教学网站(http://wenshuxue.crup.cn),既为教材内容的扩展延伸与实时更新提供平台,也是对读者的增值服务与回馈。 (3)交互性。本教材不仅一如既往地根据广大读者的反馈不断升级内容、完善形式、提供多元服务,还在配套网站上新增三重交互功能:一是提供思考练习题和案例分析的参考答案要点,帮助读者实时自我评估;二是读者可参与网络资源库建设,教学相长、共建共享;三是与常用社交媒体链接,满足读者之间的互动以及教学群体的社交需求。 本教材是新中国成立以来素有“

篇 现代办公环境中的文件与文件工作 章 现代办公环境中的文件家族 节 文件的概念、特点与功能 第二节 公文的种类与稿本 第三节 文件生命周期理论 第二章 现代办公环境中的文件工作 节 文件工作概述 第二节 文件工作的组织与管理 第三节 文件工作人员的培养 第四节 文件工作的发展趋势 第三章 文件工作的基本规则 节 文件工作基本原则 第二节 行文要则 第三节 文件工作制度 第二篇 公文写作规范与技巧 第四章 公文写作要领导航 节 公文写作目的与特点 第二节 公文写作的基本流程 第三节 公文写作的基本要求 第五章 公文用语规范与技巧 节 公文文体特征 第二节 公文表达要求 第三节 公文修辞与专用词语 第四节 公文常见要素的表述方法 第六章 公文格式规范 节 公文格式的特点 第二节 公文格式要素及其编排规则 第三节 公文格式模板设计 第七章 常用公文撰写举要 节 决议、决定、命令(令) 第二节 公告、通告、公报 第三节 意见、通知、批复 第四节 请示、报告、议案 第五节 通报、函 第六节 会议记录、纪要、简报 第三篇 OA平台上的公文处理 第八章 公文处理概述 节 公文处理程序概述 第二节 OA环境中的文件、档案一体化管理 第三节 公文处理流程再造 第九章 公文处理流程 节 发文处理流程 第二节 收文处理流程 第三节 收发文管理环节 第四节 网络环境中的公文流转 第十章 办毕文件的处置 节 办毕文件的去与留 第二节 案卷级整理方法 第三节 文件级整理方法 第四节 “双套制”归档 附录1 党政机关公文处理工作条例 附录2 党政机关公文格式 附录3 归档文件整理规则 附录4 电子文件归档与管理规范 附录5 标点符号用法 附录6 校对符号及其用法 附录7 相关标准、法律法规 参考文献 关键术语索引

章现代办公环境中的文件家族

节文件的概念、特点与功能

一、文件的概念

文件是社会组织或个人在各项活动中形成的、具有特定效用的凭证性信息记录。

在我国的理论著述和日常工作中,“文件”一词常与“文书”“公文”通用。

从词源上来看,“文书”一词出现早,在《汉书·刑法志》中有“文书盈于几阁,典者不能遍睹”的记载;“公文”一词早见于《后汉书·刘陶传》“但更相告语,莫肯公文”;“文件”一词出现于清末,在《内阁属官官制》中有“掌本阁公牍文件”的记载。有趣的是,上述记载针对的都是公文。

“文书”与“文件”是两个十分相近的概念,其区别主要源于词源的产生历史与约定俗成的使用惯例。我国清代以前没有“文件”一词,故常把历史上形成的文件称为“文书”,而多把当代形成的称为“文件”(特别是新型载体,如“电子文件”);此外,“文书”一词由于使用较早,因此产生了一些引申含义,如可指代从事相关工作的人员,我国军队系统中至今仍沿用“文书”这种职业称谓。

“公文”概念包含于“文件”概念之中。从形成者和使用范围的角度来看,文件可分为公文与私人文件两大类。公文指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录;私人文件指个人、家庭、家族在处理自身事务的活动中形成的信件、笔记、书稿、契约、证书、遗书、家(族)谱等凭证性记录材料。“公文”概念的提出主要是为区别于私人文件,无论是国外还是国内,公文均是文件的主流。这也是文书学教材几乎所有内容均围绕公文展开的原因所在。

文件作为记录的方式和管理的工具很早便产生于各国,不仅有公文和私人文件之分,现行文件与历史文件之分,也有狭义文件和广义文件之分。各国基于不同的视角对文件定义的表述不尽相同,总体而言,可将其概括为广义和狭义两种定义类型。

(一)广义型的文件定义

广义型的文件又称泛指型定义,文件的形成者不局限于特定的范畴,而是涵盖了所有的公私机构、组织和个人;文件的外延覆盖了文件的整个生命周期,既包括现行文件也包括已转化为档案的历史文件;文件的类型和载体几乎无所不包,表述更为抽象、概括;文件定义的属概念大多采用“信息”或“信息记录”,突出文件的信息属性,将文件管理纳入更为广泛的信息管理领域。

王健,中国人民大学信息资源管理学院教授,中国人民大学首届“十大教学标兵”,全国文献工作标准化技术委员会委员;美国密歇根大学**访问学者,国际档案理事会教育培训指导委员会副主席;全国MPA核心课程“公文写作”师资培训班授课专家。主要研究方向为文书学、电子文件管理。

徐拥军,管理学博士,中国人民大学信息资源管理学院教授、博士生导师,《档案学通讯》杂志社执行总编辑,中国人民大学人文北京研究**/北京市人文北京研究基地(北京市哲学社会科学研究基地)执行主任,教育部高等学校档案学专业教学指导委员会秘书长。主要研究方向为档案学基础理论、知识管理、公文写作。