“写作”是秘书的**基本功
上午经理出门之前,找玛丽没找到,便交代我等玛丽回来, 让玛丽起草一个会议通知;通知写好之后,请孟姐审审,把把关,明天一上班就要发出去。
玛丽不一会儿就回来了。我把经理留下的资料交给她,她一听是让她写东西,脸马上就变形了:“头儿要我写东西,不是想谋杀我吧?”
办公室有人笑,但没有人附和,于是玛丽又开始叹气:“于雪,要是写东西像上网和玩游戏那样容易多好呀!现在干什么都讲‘ 傻瓜’, 如‘傻瓜’手机, 为什么就没有我们秘书用的 ‘傻瓜’写作机?”
“现在有很多写作用的‘傻瓜’软件。”小石说,“里面什么样的文件模块都有,要写什么就有什么。”
“我知道。”玛丽有些不高兴,“里面就没有会议改地点的范文。”
发牢骚归发牢骚,玛丽手脚还是挺麻利的,也就是十几分钟的事,玛丽根据经理给的背景材料写出了“通知”。
通 知 按北京市政府有关部门通知,明年一月份北京将举办国际信息大会,亚洲大饭店需要参与接待其中的五百多客人。我公司原定明年一月举行全年工作总结大会,其间在亚洲大饭店召开研究“精减”机构专题讨论会和 CT 技术应用研讨会。为了配合北京市政府有关部门的工作,保证我公司会议如期顺利进行,将原定于明年一月五日在亚洲大饭店举行的 CT 技术应用研讨会,��为一月六日在新世界饭店举行。请各有关单位通知参会的人员,按调整后的时间和地点参会。 东岩国际(中国)有限公司 ×× 年九月 × 日
我把“通知”递给孟姐,孟姐仔细看了几遍后对玛丽说: “玛丽,你这个‘通知’,我觉得有几个地方值得推敲:**,如果加上标题,效果可能会更好;现在各公司每天都收到大量的电子邮件,没有标题,可能很难引起参会单位的注意和重视;第二,‘通知’ 中的要求更明确一点儿, 效果可能会更好, 如调整后的会议时间、地点等,比方一月六日的日程是什么,是自由活动还是另有安排,等等;第三,文字可以再精炼一点儿, 会议调整的原因是否要说那么多,你再琢磨琢磨。”
孟姐无论是年龄还是工作经验,都是我们的“大姐大”,玛丽也很少跟她开玩笑。玛丽取回“通知”的草稿,在自己的电脑上改了起来,不一会儿,玛丽又将改好的“通知”打印好递给我。效果是比**次好多了。
关于调整会议时间和地点的通知 各分公司、办事处及相关单位: 为配合国际信息大会的召开,经公司常务会研究决定,对明年一月在北京召开的公司全年总结大会的部分日程进行调整。原定于一月五日在亚洲大酒店举行的 CT 技术研讨会,改为一月六日在新世界大饭店二楼多功能厅举行,时间是上午九点到下午四点半;原定于一月六日举行的集团公司“精减”机构专题讨论会,改为一月五日在本公司大会议室举行,时间是从上午九点开始。请通知会议的相关人员,注意会议日程的调整, 做好相应的准备工作。 东岩国际(中国)有限公司 ×× 年九月 × 日
“玛丽,我觉得把‘精减’改为‘精简’比较合适些。” 我说。
“‘精减’与‘精简’有什么大区别?”玛丽不以为然。
“区别还是有的。”我说,“精简机构,是使机构‘精’,使机构‘简’,就如同精简内容是使内容‘精’,使内容‘简’;如果将‘简’改为‘减’,意思就不通了;另外,像解释‘精读’‘精打细算’一样,把‘精’理解为‘细致地’,那就是说 ‘精减’是‘细致地减去’,则更是不好理解了。所以,把‘精减’改为‘精简’恰当一些。”
“于雪。”玛丽叫道,“都什么年代了,怎么还像只老鼠掉进书库里,老是那样咬文嚼字?这年头谁还有工夫来区别这些差 异?比方说,你喜欢听李娜唱的《青藏高原》那首歌,歌里那句‘一座座山川’,一听就是个病句,山可以说是‘一座座’,川是指河流,怎么也能够说成是‘一座座’呢?但现在唱成‘一座座山川’,又有什么问题呢?现在还有谁有这个雅兴,去鸡蛋里面挑骨头?《青藏高原》这首歌现在不照样红透了半边 天吗?”
这是什么逻辑!人家在**井大街上随地吐痰没被抓住罚款,你就可以跟着随地吐痰?!
“玛丽,你这种想法有些不对。”孟姐站起身来说,“我们秘书过去叫‘文书’,讲究的就是文字功夫。古人为了‘僧推月下门’和‘僧敲月下门’中的这‘推敲’两个字,可以绞尽脑汁;现在虽然为了效率,不允许我们秘书在写完东西之后,花太多的时间去‘推敲’,但是‘精益求精’的传统还是不能丢。别看就是这百十来字的东西,发出去之后,就是我们公司水平和品位的象征,所以,该认真的时候就得认真。”
由于工作节奏的加快,人们早已不再要求秘书写的公文信函像孔明写的《出师表》那样有文学价值,即使有人写出像《出师表》那样的公文信函,也没有几个人有兴趣去欣赏;现在的公文信函,只要简单明了就行,因此,人们对秘书写作能力的要求也越来越低;另一方面,由于大量写作软件的普及,公文信函的写作也越来越容易,因此,对于现代公司中的秘书来说,传统的文书角色正在慢慢淡化,在一些秘书身上,对写作的畏难情绪或敷衍塞责的态度越来越严重。
但是,秘书的实际写作能力仍然是很重要的。不要说给上司起草发言稿,就是日常发传真、速记、发电子邮件,甚至打字,哪样工作不要求秘书具备相当的写作能力呢?