本书根据办公室的工作特点，围绕办公室人员规范管理、办公室工作规范管理、办公室例行公务工作规范管理、办公室自动化规范管理4个方面的主题，系统全面地论述了办公室人员、计划、协调、会议、信访、信息、接待、外事、保密、收、办公自动化等方面的管理工作。

**章 办公室工作概述 **节 办公室工作的性质 办公室是为本机关、本单位领导工作直接服务的综合办事机构。它在机关、单位中起着承上启下、协调左右的作用。在我国，各级党政机关、人民团体，各个企业、事业单位，都有为本机关、本单位服务的办公室。尽管名称不同，有的叫办公厅，有的叫办公室，有的叫秘书处或秘书科等等，但其职能和性质大体上是相同的。其特征如下。 一、综合性和政治性 办公室的业务范围很广，诸如调查研究、公文撰写、公文传阅与处理、会务、接待、信访工作、电话通信、交通工具安排、介绍信与印章管理、档案管理、机要保密、后勤管理、与上下级单位联系等大量的政务性和事务性的基础工作，都由办公室综合承办。 二、从属性和服务性 办公室工作不能自身独立存在，它是从属于领导工作的一部分，是直接为领导工作服务，保证领导机关和领导人员顺利进行工作的。这种从属于领导工作的特性是由办公室工作性质自身决定的。 办公室不同于其他职能部门。它的任务就是服务，为领导工作服务，为同级、上下级单位服务，为人民群众服务。 办公室工作的上述特性，决定了它在本单位所有部门中占有特殊重要的地位。 第二节 办公室的地位和作用 一、**地位和全面地位 1.办公室虽然不是一级政府、一个单位的法定领导，只是从属于领导层之下的辅助层，然而它却要代表领导处理全局性的问题，起着辅助领导的作用，是指挥、控制整个机关、单位工作的**部门。 2.办公室又是一个单位的信息网络**，是各种信息的交汇点和集散地。党和**的方针、政策，上级机关的指示、指令，本单位的总体规划、目标管理、领导决策以及各种重大事件、重大活动过程中所形成的文件资料，下属各个部门贯彻实施领导决策的情况和反映，各方面的动态、情报资料等等，上下左右、四面八方的信息，都在办公室汇集和综合，并且要发挥信息**的综合效应。 二、窗口地位和枢纽地位 办公室是一个机关、单位的总进出口。对于上下级和所属单位及其他机关、单位来说，是信息网络**，处于联络站的地位，是联络上下左右、沟通四面八方的“窗口”。 办公室在一个机关、单位中，是沟通上下、协调左右、联系各方，保证机关、单位工作正常运转的枢纽。 办公室虽然与本机关、单位职能部门同属一个序列，但是，其他职能机构是管理层、执行层，办公室则是中介层，直接辅助领导开展各项工作。 三、参谋作用和助手作用 面临飞速发展的客观形势，要及时对重大问题作出正确、科学的决策，这不仅要求领导班子有合理的群体知识结构，善于精心规划决策，而且需要一批政策水平高、熟悉情况、头脑清醒、思想敏锐、精于谋划的人组成一个参谋和助手班子，这个班子就是办公室。 作为领导的参谋，应做好如下工作。 (1)做好调查研究工作，在领导决策之前为领导收集决策所需要的信息，为决策提供依据，并对决策所需要的信息进行分析研究，提出一个或几个可供领导选择参考的办法和建议。 (2)在办文工作中，除及时准确地进行传递外，还应对需要呈送领导阅批的文件事先进行调查研究，提出拟办意见供领导参考。***的主要任务在于进行决策，制定方针、政策。在一个领导班子里，每个领导成员往往一人分管多项工作，难以对每个方面都作详尽细致的了解。何况领导干部本身也受工作经验、专业知识、实践范围等多方面的局限，不可能事事了如指掌，由于他们的精力有限，也不可能事必躬亲。 (3)组织会议时，对会议的议程、开法、解决的主要问题及如何贯彻实施等提出建议和意见，供领导参考。 作为领导工作的助手，应做好如下工作。 (1)协助领导承办好各项事务。即帮助领导做好公文处理等日常工作。例如一个市有不少区、县、委、局，不能只依靠几个市领导直接去管理，而要靠市政府办公室传达下去；各区、县、委、局发生的情况也要通过办公室反映上来。尽管办公室与各委、局，在行政职级上是平级关系，各委、局间由于工作需要而产生的协调，是一种平级间的协调，不存在谁领导谁的问题。 (2)协助领导做好协调工作。现代行政管理，要求发挥整体效益，除搞好科学合理的分工、建立健全岗位责任制以外，加强协调工作是十分必要的。协调工作分不同的层次，领导亲自协调是一个方面，大量的协调工作还是要靠办公室来完成。 (3)协助领导做好各种决策的布置和督促检查工作。因为对领导决策的贯彻实施进行检查督办是办公室的一项重要职责，领导工作的各项决策大多是经过办公室传达和布置的，所以办公室除担负这种上传下达的任务外，还担负着对领导决策进行督促检查和全面准确地掌握贯彻实施情况的职责。办公室要协助领导建立严格的检查督办制度，认真负责地对领导决定的事项和发布文件的执行情况进行检查督促。在检查中如果发现领导原来作出的决策不完全符合实际，缺乏可行性，难以贯彻执行或不宜实施，应及时向领导报告，以便修正原来的决策，使之更加符合实际，更加完善可行。对于得不到执行或不能按期完成的事项要弄清是什么原因，有什么困难，存在什么问题。然后协助有关部门共同出主意、想办法，解决存在问题，保证领导决策的实施。 四、服务作用和耳目作用 所谓服务作用，是指办公室承担着为同一级机关、单位各部门和下级各机关、单位以及为人民群众服务的职责。 (1)为领导服务。做好参谋助手，协助领导处理日常事务等；进行调查研究，收集整理信息为领导决策提供依据；及时完成领导交办的任务等，都属于服务的内容。 (2)为本机关、本单位同级兄弟部门服务。比如上级指示的接纳、承办、处理；本级领导机关的报告、指示、请示的办理；与众多上下内外机关、单位的联系、应对等，就需要办公室综合承办。所有这些都是服务性工作，都应树立服务观念，尽职尽责地为各机关、单位服好务。 (3)为下级单位和人民群众服务。办公室为下级单位服务主要体现在日常工作的联系中，如对下级单位的请示要及时办理，及时答复。当然，对下级单位在公文处理和调查研究等方面的工作进行指导也属于服务的范畴。 在当今社会经济迅速发展和科学技术突飞猛进的情况下，领导需要办公室提供上下左右各有关方面的各种信息，以形成信息环流，作为决策的基础。因此，领导决策对信息依赖的程度越深，办公室的服务特色就越鲜明；领导决策科学化程度越高，对办公室工作服务质量的要求就越高。而办公室要获取信息，必须既为领导工作服务，又为上下级单位和人民群众服务，疏通信息渠道，广开信息源流。 (4)发挥耳目作用。所谓耳目作用，是指办公室在机关或单位的领导工作中具有了解情况、掌握情况、报告情况的职责。换句话说，就是要掌握信息、传递信息，并及时进行信息反馈。因此，也可称为信息反馈作用。 第三节 办公室的任务和特点 一、办公室工作的基本任务 办公室的任务，总的来说是参与政务，管理事务，搞好服务。但由于各级各类部门单位的体制、规模和业务工作等情况千差万别，其办公室的任务也不尽相同。然而，就办公室的共同性质、地位和作用来说，办公室工作的基本任务，大致可归纳为以下一些内容。 (1)综合工作。帮助领导制定总体规划，参与目标管理；协助领导抓好**工作，搞好调查研究，及时发现新问题，掌握新情况，总结新经验，提出新思路。这些综合性工作都是由办公室承担的，都是办公室政务工作的内容。 (2)会议管理工作。开会议事是党政机关和企事业单位的重要工作方法之一。办公室是会议的主要组织者，对做好会务工作有着不可推卸的责任，也是它所担负的重要任务之一。所谓管理会议，**，要协助领导搞好各种会议的审批工作，控制一切不必要召开的会议；第二，要努力改进会风，提高会议的质量和效率。 (3)文书处理工作。根据领导的意图，起草领导人在重要会议上的讲话初稿，或者提供有关资料，供领导备用。起草公文要认真，注意公文程序，行文格式，讲究内容上的政治性、法规性和思想性，形式上的程式化、规范化，力求简明扼要，便于阅读，便于文书处理和日后归档，还要考虑便于运用电子计算机进行公文处理。 (4)领导秘书工作。秘书，是指领导人员的专职秘书。领导秘书是各级各类机关、单位办公室的组成人员，他们所担负的工作也是办公室工作的组成部分。 (5)调查研究工作。调查研究是办公室的基本任务和重要职责，因为办公室是领导的助手和参谋，要发挥参谋助手作用，有效地参与政务、管理事务、搞好服务，就离不开调查研究。各级各类办公室都必须注重并加强调查研究工作。 (6)协调工作。协调工作进行得好与差，是衡量办公室工作质量和办事能力的一项重要评估标准。 实际工作中，在处理一些错综复杂的具体问题时，认识上的差别会经常出现，也就是说不协调的现象难以避免。现代管理要想发挥整体效益，协调工作必不可少，而这一任务只能由办公室这一综合部门来承担。办公室应当把协调工作当作自己的一项经常性的任务来完成。 (7)档案管理工作。档案管理是一项专业性较强的工作，办公室应根据专业特点搞好档案管理，切实抓好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、使用等环节的工作，以发挥档案的利用价值；同时要协助下级单位建立相应的档案管理制度。 (8)机要、保密工作。办公室的工作人员在领导身边工作，由于工作的需要，知密时间早、内容多、程度深。因而，在保密工作方面有比其他部门工作人员更为直接和重要的责任。 (9)信息管理工作。及时、准确、全面地为领导提供信息，是办公室的一项重要任务。要建立一套科学的信息工作制度，使信息的收集、传递、处理、利用、存储等一系列环节紧密衔接。认真做好信息的筛选工作。 (10)公务接待工作。一般情况下，办公室直接承担或由办公室与外事机构共同承担接待上级领导、采访代表团和学习参观团以及因其他业务工作来访人员的活动，也包括外宾的接待。 (11)印信管理工作。加强印信管理，是办公室的一项经常性的具体工作任务。印章是一个机关、一个单位合法存在的标志和职权的象征，它具有标志作用、凭证作用和权威作用。盖有印章的介绍信则是一个机关、一个单位对外联系工作的凭证，这方面的工作都是由办公室负责的。 (12)值班工作。大多数机关和单位都有自己的值班室，值班室一般设在办公室，归办公室管辖，是办公室工作的一部分。在**党政机关的值班室设有专职值班人员，实行24小时昼夜值班，保持上下联系的畅通。 (13)信访工作。办公室应根据实际工作需要设立专门信访机构，配备专职信访人员，单位规模较小的办公室也应有专职或兼职人员具体承办这一工作，认真处理好人民群众的来信来访，务求做到件件有交代，事事有着落，在政策允许的范围内切实为人民群众办实事、办好事，树立和维护机关的良好形象。 (14)后勤服务工作。各机关、各单位都有自己的后勤管理工作，在我国的一些机关和大型企事业单位，有单独设置机关事务管理部门管理后勤服务工作的，但大部分机关和单位的后勤工作是由办公室承担的。即使设有专门负责后勤工作机构的部门，办公室也还是要负责一些后勤服务工作事项，特别是领导人员的后勤服务事项。 办公室的一切工作，都应遵循“迅速、准确、保密”的原则。具体要求为： (1)迅速的原则。迅速，就是要求工作及时、**。所有的文件都有自己的使命，所有的文件都是为了办事而发的。一切要办的事，欲达目的，都有两个要素：一是准确；二是时限。因为办公室工作是直接为领导服务的，所以，时效要求比一般工作要求更高。 (2)准确的原则。办公室工作如果做到及时准确，就能保证领导工作的及时准确性，相反，办公室工作不准确，就会导致领导工作的偏差和失误。因此，办公室必须强调并注重其工作的准确性。 (3)保密的原则。办公室一定要把保密原则作为一项重要原则，把保密工作作为一项重要工作抓紧抓好。比如，一切尚未公开的机密文件，不得随便给无关人员阅看或谈论；文件的运转交接应当严格登记，履行签收手续，明确责任；绝密文件应有专人负责，不得擅自携带外出，总之，要有制度，要检查，严防泄密。 二、办公室工作的特点 办公室所具有综合性、从属性、政治性、辅助性、服务性等属性，决定了其工作的特点。 1范围广，综合性强 办公室必须从整体利益出发，统筹安排各项工作，防止顾此失彼。这就是系统性、综合性、整体性的要求。要求办公室的工作人员是通才，是熟悉各方面工作的多面手。只有这样，才能适应办公室工作的需要。 2辅助性和服务性 既然办公室是从属于某一领导集团的，那么它的工作就必然是辅助性的，是服务性的，是辅助领导进行工作，是为领导工作服务的。不仅不是独立决策，而且也不是参与决策，只是为领导做一些辅助性、服务性的工作，发挥参谋助手作用。对于这一点，办公室人员一定要有清醒的认识，要忠于职守，恪守职责，全心全意为领导服务，为上级、同级、下级机关服务，为人民群众服务。 3工作带有事务性 办公室工作的一个重要方面就是协助领导管理事务。办公室日常事务工作的内容是很庞杂的，要搞好优质服务，必须牢牢树立整体观念和服务思想，经常保持同领导和各部门的密切联系，及时完成领导交办的事项，同时面向基层，热情接待每一个来办公室的人员。这就是办公室工作明显的事务性特征。 4工作的被动性 被动性也是办公室工作突出的特点之一。办公室是领导工作的辅助层，始终处于从属地位。办公室工作是围绕领导工作进行的，而领导交办的工作许多不能事先预料和不能事先安排，因此具有很大的被动性。另外，办公室工作又是服务性的，是要围绕服务对象，服务于服务对象的，服务对象的需要就是办公室服务的内容，服务对象的要求，就是对办公室服务工作的要求，这也决定了办公室工作的被动性。办公室工作的被动性作为办公室工作一个特点是客观存在，办公室工作人员要不断加强工作的计划性、预见性，积极处理好被动与主动的关系，努力变被动为主动。 办公室要发挥自己的主观能动性，可以从以下两个方面来努力：**，对于例行性、程序性的工作，办公室要建立健全工作制度和工作细则，将这些工作纳入制度化、程序化、规范化、科学化的轨道，这样就能够事先做好准备，拿出建议方案，把工作做到前面，为领导当好参谋助手。第二，对于非程序性的工作和领导临时交办的任务，要力求增强预见性，这就要求办公室工作人员平时要注意收集和掌握来自各方面的信息，加强调查研究工作，注意发现新情况，研究新问题，要善于领会领导意图，围绕**工作积极出主意、想办法，为领导献计献策，充分发挥参谋助手作用。领导没有想到的，我们可以事先想到；领导想到的，我们也可以想得更周全些；领导决策以后，要及时抓好落实反馈工作。这样，就能在被动中争取主动，更好地发挥办公室作为领导参谋助手的作用。 5正确处理参与政务与管理事务的关系 参与政务、管理事务是办公室工作中很重要的两个方面，两者之间既有联系，又有区别。管理事务主要指办公室工作人员协助领导主持日常事务工作；参与政务主要是指为领导献计献策，为领导决策提供依据，提出建议和方案。在办公室工作实践中，就一般情况来讲，大多数机关、单位的办公室在管理事务方面工作往往做得多一些，成效也比较明显，而在参与政务方面则往往做得不够，成效也不很理想。诚然，做好一般程序性工作，保证工作的正常运行，保证领导决策的贯彻实施是非常重要的。然而，办公室工作人员需要贯彻实施的应该是参与领导作出正确的科学决策，而正确的科学决策，既需要领导有较高的决策能力和水平，又需要参谋助手积极正确的辅助作用，需要办公室在领导作出决策前提供可靠的依据和可行的方案。由此可见，办公室发挥参谋助手作用的重要性，这就必然要求办公室工作人员在管理好日常事务性工作的同时，积极参与政务工作。就是说不能仅仅满足于完成程序性工作，完成领导交办的任务，还要按照领导意图，围绕**工作加强调查研究，积极为领导决策献计献策，充分发挥参谋助手作用。当然，在完成程序性工作、完成领导交办任务中也有一个出主意想办法、发挥参谋助手作用的问题，二者相互渗透，相辅相成，同样都是办公室工作中的**。 第四节 如何做好办公室工作 一、政务工作，务实** 办公室工作千头万绪，任务十分繁杂，在众多的工作中政务工作是办公室工作中*重要的一项，在政务工作中能体现出办公文秘人员能力，能否做好政务工作也是能否当好领导的参谋助手的体现。做好政务工作就要求大家在工作中精益求精，开阔思维，放宽眼界，多多摄取知识来充实自身，做到“用什么有什么”，只有这样才能跟上形势的发展。那么我们怎样能做到“用什么有什么”呢？ 1.要提高学习能力 随着形势的发展变化，办公室工作的内容越来越广泛，任务越来越艰巨，综合性越来越强，对办公室工作人员服务能力的要求越来越高。因此我们办公部门必须努力的提高服务能力，才能跟得上形式的发展。 2.要提高谋划能力 办公室工作人员是各单位、各部门工作的左右手，要为单位和领导决策提供参谋意见，就必须不断提高��划能力。办公室工作不能“忙于办事，疏于谋事”，要发挥出我们的参谋助手作用，以高度的政治责任感和使命感，主动参与，积极进言献策，充分发挥参谋作用。 3.要提高创新能力 办公室工作如何在日常工作中出新，如何在工作的落实、调研、督查中出新，结合实际工作应当做到四个创新： （1）意识创新 意识创新是工作创新的首要前提，如果没有创新意识，整天忙于事务，墨守成规，是难以在工作上出新。 （2）思路创新 也就是想问题、出主意要有新思路、新理念。想问题、出主意超前一点、想远一点。 （3）工作创新 要按部就班，集中精力研究自己的工作，集中精力把领导交办的工作干出色。 （4）方法创新 要不断学习新知识，掌握新方法，应用新设备、新载体，主动地、能动地做好工作。 二、事务工作，谨慎细致 事务工作在办公室工作中也占有着重要的地位，特别在基层的办公室工作中，每天的要安排好领导日程、来人接待、办文办会、对上沟通、对下协调等等，每项工作都非常重要。 1.要加强协调 办公室处在沟通上下、联系各方的枢纽位置，肩负着保证领导机关正常运转、保持上下左右联系畅通的重任。 2.要善于表达 语言表达能力是办公室工作人员的**素质。说话时要内容条理清晰，言辞合乎身份，语气张弛得体，*大限度地达到说的目的，特别是对经手的每项工作一定要问明白，问准确，传达清楚，汇报清楚。 3.要谨慎细致 要一步三回头，办完回头看看，多检查几遍，重要的活动模拟一遍，办事办会做到滴水不漏，天衣无缝。很多问题出之不细，很多成功源于细致，要靠细致出成效。 三、加强自身建设，提高综合能力 为了提高办公室的服务能力和水平，我们在提高业务能力的同时，还要重视自身素质修养的提高。要提高自身素质就要有四种意识。 1.要有奉献意识 办公室的工作比较辛苦，没有奉献精神是搞不好服务的。要有一种为了党和人民的事业以奋斗为本，以奉献为荣，以建功为乐的思想境界，多比吃苦奉献，少比阔气享乐；在奉献中体现价值，在忙碌中享受生活，在艰辛中体验快乐。 2.要有责任意识 责任意识就是要知道自己这个岗位、这个环节。在整体工作中所处的位置和应发挥的作用，自觉的做好分内之事，优质**的完成各项任务。 3.要有群众意识 办公室工作是党和政府联系群众的重要纽带，虽然我们在领导身边服务，但归根结底来说是为了广大人民群众服务，所以要牢固树立“立党为公、执政为民”的宗旨意识，树立群众利益高于一切的意识。 4.要有廉洁意识 办公室是每个单位的“门面”，办公室的工作质量、效率不但直接反映整个机关的精神风貌，而且一定程度上影响到领导在群众中的威信和形象。 第五节 办公室机构设置 一、办公室机构设置概述 办公室是各机关、单位的一个组成部分，是从属于机关、单位并为机关、单位工作服务的。一般基层机关以及企、事业单位的办公室，大多是停留在大量事务的处理上，整天忙忙碌碌，很少发挥办公室参与政务的作用。这与单位领导对办公室的工作安排、人员使用有关，也与机构设置、人员素质有关。如果办公室人员太少，素质不高，而工作任务又繁重，甚至超负荷工作，办公室领导不可能摆脱事务性工作，真正协助领导抓大事和出谋献策。当然，其他业务职能部门也可以当领导参谋，反映情况，参与职权范围内的决策讨论，但业务部门往往局限于从本部门利益出发考虑问题，而办公室的性质和地位决定其必须从全局出发协助领导考虑分析问题。这是因为办公室是直接为领导工作服务的一个部门。办公室工作好坏直接影响领导决策的正确程度与贯彻执行决策的全部过程。这是办公室与其他业务职能部门不同之处。办公室还具有由领导授予的对外处理问题的一定职权。因此，办公室的设置、组织形式和人员配备，都是根据机关、单位管理工作的实际需要来考虑。 二、办公室机构设置原则 1依法设置原则 对于**各级单位、机关来说，机构设置必须依照**组织法规定并经过正式手续呈报上级批准。企事业单位的机构设立也应经过正式的程序报上级批准，才能有合法的地位，受法律保护和社会的承认。 2层次管理原则 根据办公室的性质任务，办公室机构一般分设若干个部门和层次。以做到层层负责、分级管理、上下配合、左右协调。下一层次服从上一层次，受上一层次的直接领导和指挥。办公室领导不应越过所属部门负责人直接指令基层工作人员办事。层次管理原则还要求在分工负责的情况下，强调组织与协调的作用。在上下层次任务有矛盾时，根据上一层次总任务的要求开展工作，才能形成一个完整的有机系统。层次结构在一个单位里一般分为三层，高层是决策**；中层主要是贯彻执行高层的决策与规定的任务；基层指一般工作人员。层次设置要从实际出发，不能一样看待；同时，还要考虑到领导有效管理幅度，这与办公室领导的能力与素质有关，与业务性质的难易有关。 另外，凡独立单位必须设置办公室机构，因为它们都是独立的工作单位，都有领导，都有办公室的工作任务。 3精简原则 机构设置要贯彻精简的原则，要重质量不要重人多，人多不一定能把事办好。同时，办公室的设置也要因事制宜。有时还要依据决策**在不同时期的工作需要，合理地设置相应的机构，在一般情况下，单位大、职工多、业务广的部门，办公室工作机构应有严密的分工，使工作规范化、系统化，才有利于提高工作效率。如果是专业性较强的单位，办公室内还应设立专业性的秘书机构，才有利于协助领导开展工作。 4效率原则 机构设置的目的在于实现既定目标。要实现目标必须讲究效率，特别是高科技迅速发展的信息化时代，企业不讲效率，就无法竞争，就有吃亏和倒闭的危险。行政和事业单位不讲效率，就不能使事业发展，甚至造成重大损害。因此，在机构设置时就必须考虑如何有利于提**率。过去不少部门*薄弱的环节就在于信息反馈系统，几乎等于空白，虽然强调调查研究，深入基层掌握**手资料，但往往是走马观花或等待下属部门送材料，层层上报，所以浮夸等不正之风、材料不真实和失时效的情况时有出现。机构臃肿、人浮于事，是与效率原则相违背的。对办公室来说，必须克服过去那种信息传递缓慢的状况，建立一个健全的信息反馈系统，以保证信息反馈快，办事的路线与过程短，处理公文迅速、准确、保密。 5目标一致原则 一个单位或系统的首要关键是确定目标，它是提**能的前提条件，也是团结和鼓舞全体人员同心协力地完成预定目标的动力。 目标一致原则，要求从整个系统来权衡利弊得失，小局服从大局，具有目的性、全面性。整合程度愈高，目标成果就越大；否则，反之。为此，办公室机构设置要考虑如何有利于实现组织目标。 6职、责、权一致原则 职、责、权一致是指机构设置以任务为依据，因事设职，以利于工作任务的完成。每个人职责都要明确，在其职责范围内有权处理各种问题，不要设置有职无权的岗位。同时，每个人之间的分工也要清楚，不要有事无人干，任何情况下都能按分工标准找到经办的人员。还要考虑在特殊情况下也能做到有人办理，以免产生无人过问现象。以上所说的就是职、责、权一致，切忌设置虚职，权与责是相称的。当然，有时权力是可以授予的，如办公室代表单位处理全局性问题。在这种情况下，其责任不是全部由被授权人员承担，***即授权人也要承担一定的责任。 三、办公室机构的领导与管理 各级办公室机构虽然覆盖全国，但由于它是直接为本部门领导服务的办事机构，对上下各部门只是间接服务关系，因而高一级办公室机构对下一级办公室机构，不存在直接的行政领导关系。这一特点，决定了各级办公室部门之间不可能形成一个自上而下的、独立的垂直领导体系。任何单位的办公室机构，都由本单位的领导层直接领导和管理。也就是说，办公室部门具有一定的“封闭性”。 办公室机构之间虽然存在一定的封闭性，但这并不意味着办公室机构之间没有垂直或横向联系，相反，在新时期这种联系有很大的发展。纵向联系表现为，上级办公室机构有义务对下级办公室机构进行业务上的指导。这种业务指导关系体现在办公室机构的各种工作制度、条例、守则的制定和实施上。上级办公室还经常通过颁发文件，召开秘书长、办公室(厅)主任会议等形式，对下级办公室进行业务指导。

**章办公室工作概述 **节办公室工作的性质 一、综合性和政治性 二、从属性和服务性 第二节办公室的地位和作用 一、**地位和全面地位 二、窗口地位和枢纽地位 三、参谋作用和助手作用 四、服务作用和耳目作用 第三节办公室的任务和特点 一、办公室工作的基本任务 二、办公室工作的特点 第四节如何做好办公室工作 一、政务工作，务实** 二、事务工作，谨慎细致 三、加强自身建设，提高综合能力 第五节办公室机构设置 一、办公室机构设置概述 二、办公室机构设置原则 三、办公室机构的领导与管理 第二章办公室人员配备与工作环境规范 **节办公室人员的基本要求 一、政治可靠 二、有强烈的事业心 三、谦虚好学 四、廉洁奉公 五、工作勤奋 第二节办公室人员个体素质结构 一、知识结构 二、办公能力要求 三、道德素质 第四节办公室人员群体素质结构 一、办公室群体的功能 二、群体的结构因素 三、群体组织的优化 第五节办公室人员工作考核 一、建立岗位目标责任制 二、考核的原则和内容 三、考核的方法 第六节工作职务分析概述 一、工作分析的含义 二、工作分析的目的和作用 三、工作分析的内容 四、工作分析的步骤与方法 五、工作职位分类 第七节工作岗位设置 一、岗位设置的含义 二、设置岗位的结构及岗位分类 三、岗位设置 四、岗位评价 第八节办公室主任及职员的素质结构 一、办公室主任的要求 二、办公室主任的职责和任务 三、办公室主任的工作方法 四、办公室人员个体素质结构 五、办公室人员群体素质结构 第九节办公室人员基本工作技能 一、起草文稿 二、校对 三、记录及录音整理 四、打字及电脑文字输入 第十节办公室环境管理 一、办公室环境及其管理 二、办公室环境的内容 第三章办公室工作计划与工作量化规范 **节办公室工作计划管理基础 一、工作计划的概念 二、工作计划的性质 三、工作计划的重要性 四、办公室工作计划的分类 第二节办公室工作计划制订程序与方法和目录 一、编制工作计划的步骤 二、制订办公室工作计划的方法 三、目标管理的基本内容 四、目标管理基本过程 第三节办公室工作时间管理运筹和方法 一、时间与时间管理的含义 二、时间的基本特征 三、办公室时间管理的操作技巧 四、科学运筹时间策略 五、时间运筹方法 第四节办公室工作量化管理原理与模式 一、量化管理的含义 二、量化管理的表现形式 三、工作量化管理与工作效率的关系 四、定性与定量原理 五、测量与评定原理 六、动态与静态原理 七、打分法 八、模式计算法 九、综合定额法 第五节办公室人员职业能力测评 一、办公室人员职务分类 二、测评要素 三、测评要素设计的方法和原则 四、测评标准 五、计量与评价 六、测评步骤 第四章办公室调查研究工作规范 **节办公室调查研究的内容 一、综合型调查研究 二、**调查研究 三、政策性调查研究 四、临时事件的调查研究 第二节办公室调查研究的方式 一、间接型调查研究 二、直接型调查研究 第三节调查研究工作的原则 一、综合性原则 二、明确简要原则 二、综合分析，突出事物本质原则 三、实践性原则 四、实事求是原则 五、*优选择原则 六、群众性原则 第四节调查研究工作的程序 一、准备工作和了解情况 二、分析研究和综合提炼 第五节调查研究工作的方法 一、会议调查法和实地观察法 二、文献调查法和民意测验法 三、访谈调查法和资料调查法 四、统计调查法和实验调查法 五、综合归纳法和问卷调查法 六、回溯分析法和典型调查法 第六节调查报告的写作 一、调查报告的类型和特点 二、调查报告主题和结构 三、调查报告的表现手段 四、调查报告的选材和语言 第五章办公室信访、接待与印信工作规范 **节信访工作概述 一、信访工作的含义 二、信访工作的特点与作用 三、信访工作的任务 四、信访工作机构的设置 五、信访人与信访问题分类 第二节办理群众来信 一、接收 二、阅信 三、登记 四、转办 第三节接待群众来访 一、热情接待来访群众 二、登记与归口 三、恰当处理 四、检查落实 第四节办理信访案件 一、办理信访案件的含义 二、立案范围 三、立案程序 四、处理信访案件的程序 五、办案中应注意的问题 六、信访档案的利用和保密 第五节印章管理 一、印章的概念 二、印章的作用 三、印章的种类 四、印章的使用 五、印章的名称与印文 第六节印章的刻制与颁发 一、印章制发的管理规定 二、印章的刻制 三、印章的颁发与启用 四、印章的停用与缴销 五、废印章的存档和销毁 第七节印章、印证的管理与使用 一、印章的保管 二、用印要求 三、印章使用时的注意事项 四、介绍信的管理与使用 五、凭证的管理与使用 第六章办公室信息沟通与协调工作规范 **节信息沟通概述 一、信息沟通的含义 二、沟通的种类 三、信息工作在办公部门的地位 四、办公室人员与信息沟通 五、信息工作的要求和程序 第二节办公室信息沟通的技巧 一、说话的技巧 二、聆听的技巧 三、处理沟通障碍的技巧 四、沟通联络的控制 第三节办公室信息沟通的输入与输出管理 一、信息的输入管理 二、信息的输出管理 第四节办公室关系协调的基础 一、协调工作的含义与特点 二、协调工作的要求与类型 三、协调工作的方法 第五节协调工作规范操作与技巧 一、开会过程中的协调 二、计划制订工作中的协调 三、制度协调与公务协调 四、情况协调与面商协调 五、公文处理工作中的协调 六、协调工作的六字要诀 七、机构内部人际关系协调的技巧 八、协调工作中的语言技巧 第七章办公室外事接待与统计工作规范 **节外事工作概述 一、外事工作的含义 二、外事工作���地位和性质 三、外事活动仪式 第二节外事邀请与接待 一、邀请前的准备 二、接待准备 三、礼宾礼仪 四、参观游览与观看文艺演出 五、生活保卫 第三节外事洽谈与出访 一、意向性洽谈 二、签约性洽谈 三、外事洽谈的特点 四、提出派遣计划与确定出国人选 五、申领出国护照与办理出入境手续 第四节办公室统计工作基本环节与分析 一、办公室统计设计 二、办公室统计调查 三、办公室统计整理 四、相对分析 五、动态分析 第八章办公室会议与提案工作规范 **节会议工作概述 一、会议的含义 二、会议的分类 三、会议的特点 第二节会前准备工作 一、确定会议名称 二、确定会议时间 三、确定会议地点 四、确定与会人员 五、会议议题的确定 六、制发会议通知 七、会议议程、日程与程序的确定 八、组织会议报到 九、拟制编组名单 十、准备会议文件 第三节会议管理工作 一、会议管理方法 二、会间组织服务工作 第四节会后事项处理工作 一、整理会议记录 二、印发会议纪要 三、安排与会人员离会 四、会议文件和立卷归档 五、会议决定事项的传达与催办 六、会议新闻报道 七、会议财务决算 八、总结会议工作 第五节议案、建议和提案 一、议案、建议和提案的概念 二、议案、建议、提案的区别 三、议案、建议、提案的意义 第六节办理建议、提案的原则和要求 一、加强对建议和提案办理工作的领导 二、办理建议、提案要认真负责 三、各承办单位要主动配合 四、加强同建议人、提案人的联系 五、重视和加强调查研究 六、认真写好答复意见 第七节办理建议、提案的程序和方法 一、分发 二、承办 三、审核 四、答复 五、上报 第九章办公室文书与档案工作规范 **节文书管理概述 一、文书的概念和特点 二、文书工作的概念和特点 三、文书管理工作的任务 四、公文行文制度 第二节公文的撰写技巧 一、公文主旨的确立和表现 二、公文材料的选取和使用 三、公文结构和安排 四、公文的表述方式 五、公文的语言运用 第三节收文处理 一、收文处理工作的内容 二、签收文件应注意的问题 三、拆封注意事项 四、收文登记注意事项 五、拟办与批办 六、分发文件注意事项 七、组织文件传阅 八、收文承办工作 九、收文催办工作 十、收文办复工作 第四节发文处理 一、发文处理工作内容 二、拟稿 三、文稿要经部门领导审阅 四、组织文稿的会签工作 五、核稿 六、公文签发 七、发文字号编制 八、公文印制 九、公文的加印 十、公文的发放 十一、公文的注办 第五节文书立卷 一、应立卷的文书材料 二、文书立卷的程序 三、卷内文件目录登记 第六节档案管理工作概述 一、档案的特点 二、档案工作的含义 三、档案管理工作的内容 四、档案管理工作的性质 第七节档案收集工作 一、收集在档案管理工作中的重要地位 二、档案收集工作的内容 三、档案收集工作的要求 四、档案收集工作的特点 第八节档案整理工作 一、档案整理工作的内容 二、档案整理工作的作用 三、档案整理工作的原则 四、文书档案的整理方法 第九节档案的保护与利用 一、档案保护的任务 二、档案保护的方法 第十章办公室**保密与值班工作规范 **节办公室**、保卫与保密工作 一、办公室**工作的特点 二、办公室**工作** 三、办公室**工作纪律和保密环节 四、办公室保卫工作的含义 五、办公室保卫工作的特点和内容 六、保卫人员的职业道德 七、保密工作的重要性 八、保密工作的方针和特点 九、保密工作的机构及职责 第二节办公室**保密措施 一、文件保密工作的措施 二、会议保密工作的措施 三、通信保密工作的措施 四、科技保密工作的措施 五、宣传报道方面的保密工作措施 六、经济情报保密工作措施 七、电子计算机保密措施 八、涉外保密工作的措施 第三节值班工作概述 一、值班工作的含义 二、值班室的职能 三、值班工作的特性 四、值班工作的要求 五、值班工作的任务 第四节值班制度和值班安排 一、值班制度 二、值班工作安排 三、值班工作记录 四、交接班工作 第五节值班所遇问题的处理 一、对假签名手印的鉴别 二、对假亲属的鉴别 三、对假凭证的鉴别 四、对假印信的鉴别 五、几种特殊电话的处理 第十一章办公室礼仪、后勤服务工作规范 **节办公室礼仪的功能 一、有利于树立良好的社会公众形象 二、有利于解决复杂事项与突发事件 第二节书面礼仪要求 一、柬帖的用法 二、公务专用信件的制作 三、贺卡 第三节语言礼仪要求 一、基调的确立 二、程序的掌握 三、语汇的选择 四、音量、节奏与语气的控制 第四节介绍与握手礼节 一、见面时的礼节 二、握手的规矩 三、介绍的技巧 四、使用名片的技巧 第五节送礼的艺术和要求 一、选择礼物 二、国外赠送礼品的礼仪 三、接受礼品的艺术 四、怎样拒收礼物 第六节后勤服务工作概述 一、后勤服务工作在办公室工作中的地位 二、后勤服务工作的特性 第七节后勤服务工作的基本要求 一、必须具备负责精神 二、必须具备实干精神 三、必须具备勤俭精神 四、必须具备奉献精神 第八节后勤服务工作的任务 一、财务管理 二、房产管理 三、办公用品管理 四、机关环境管理 五、车辆管理 六、公共服务部门管理